Organizar eventos | Cuando nos proponemos organizar un evento lo que más nos preocupa es que, tras meses/semanas de duro trabajo, el resultado sea todo un éxito. Bueno, quizá no sea así para todos. Hay algunos que únicamente lo llevan a cabo porque lo establece el plan de márketing de la empresa. Grave error.
Hoy en día, ya nadie pone en duda que los eventos son una herramienta de comunicación que puede resultar muy beneficiosa si la usamos bien usada. Pero a pesar de ello, por mucho que nos cansemos de decirlo, se siguen dejando muchas cosas al azar, y las consecuencias pueden llegar a ser desastrosas.
Si nunca hemos organizado un evento a nivel empresarial, seguro que sí que lo hemos hecho a nivel personal. Una simple fiesta de cumpleaños infantil o una cena con amigos son ejemplos claros. ¿Y no nos hemos esforzado en ser los mejores anfitriones para que nuestros invitados lo pasasen bien? ¿Para que todo estuviese perfecto? Y ¿Para que se llevasen un grato recuerdo? Estas pautas básicas también se pueden usar como punto de partida en la organización de un evento empresarial, complementadas con una serie de claves que os vamos a comentar.
¿Qué hacer?
Si queremos triunfar con un evento hay que respetar los pasos a seguir, controlar todos los aspectos que lo engloban y añadirle ese plus imprescindible para hacerlo inolvidable, a la vez que efectivo.
Como hemos comentado, que el plan de marketing de la empresa disponga de una partida presupuestaria para organizar eventos no es excusa suficiente para organizarlos. Si lo hacemos por ese motivo, no solo gastaremos inútilmente el dinero sino que, la mayoría de las veces, será un fracaso. La disponibilidad de recursos debe ir unida a unos objetivos claros, hacia la consecución de los cuales dirigiremos nuestro trabajo.
Empezar por el principio
Siguiendo la teoría periodística de las 5W, también en la organización de un evento tenemos que dar respuesta a una serie de preguntas antes de ponernos manos a la obra.
Nuestras preguntas pueden ser: ¿Por qué lo vamos a organizar? ¿Qué objetivo u objetivos buscamos? ¿Qué tipo de evento se ajusta más a nuestras necesidades? ¿Quiénes son nuestros públicos potenciales? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde? Es evidente que podemos formularnos algunas más, pero cuando tengamos las respuestas a éstas, ya dispondremos de suficiente información que nos permita elegir el mejor camino a tomar.
Conocer la razón de peso que nos motive a tirar para adelante la organización, tener claro qué pretendemos conseguir con ello, qué modalidad de acto organizaremos para llegar de manera más fiable a nuestro objetivo, saber a quién o a quiénes nos vamos a dirigir, decidir el hilo argumental y estudiar la fecha y el lugar más adecuados son básicos en la organización.
Comunicar con claridad
Cuando menos interferencias haya en la emisión del mensaje más claramente le llegará al receptor. Ni lo más sencillo, ni lo más excéntrico; lo justo y que sea suficientemente clarificador.
Quizá sea una afirmación demasiado filosófica, pero es cierto que la correcta formulación del mensaje es vital para triunfar. Con el evento vamos a vender nuestra marca, junto a nuestros valores de empresa y nuestra filosofía. De ahí que sea necesario tenerlo en cuenta desde un buen principio.
El hilo conductor
Es una buena opción para unificar, cohesionar y aportar coherencia a todos los factores que intervienen en el evento. Un nexo de unión entre infinidad de diferentes elementos inconexos, sumamente útil para despertar el interés de los invitados y captar su atención. De ahí la tendencia actual a celebrar eventos temáticos.
No obstante, no todo es válido. Debe girar en torno al mensaje principal que queremos transmitir, y debe ser una idea sencilla a la vez que original y positiva. No debe entrar en conflicto ni con los valores de la empresa, ni con su imagen, y el público o los invitados deben tener la suficiente información para poder comprender los paralelismos o las metáforas que se puedan llegar a plantear tanto con las imágenes, con el relato.
Y ese eje argumental se puede resumir en una frase sencilla, sonora y fácil de recordar, algo así como el eslogan (o título) del evento. Una frase que tiene que estar presente en todas las actividades y material impreso que se incluya en nuestro evento.
Por cierto, siempre es aconsejable no usar un idioma diferente al (o los) que se utilizará(n) en el evento. Una recomendación que va especialmente dirigida a huir del uso de anglicismos cuando el inglés no es el idioma vehicular. Parecerá una recomendación baladí, pero es un error más habitual de lo que creemos.
La creatividad
Este es un aspecto que lo podemos usar como un punto de diferenciación, que nos puede llegar a hacer únicos. Una manera de darle forma al mensaje de manera original.
La creatividad nos ayuda a focalizar el mensaje para darle continuidad y para evitar pausas no controladas que distorsionen o distraigan, uno de los factores que pueden ocasionar la pérdida de interés por parte de los invitados.
No obstante, la creatividad también puede llegar a ser contraproducente si no se utiliza en la justa medida. Mucha creatividad puede llegar a ser un elemento distorsionador, que se nos vuelva en contra en nuestro objetivo principal. Nuestro mensaje tiene que llegar a nuestro público de manera clara y precisa, por mucho que lo disfracemos de magia. De ahí que antes de empezar a ser creativos es necesario tener claras las ideas básicas que queremos transmitir, así como el mensaje. Entonces nos podremos poner manos a la obra con todas las garantías. Debemos correr un riesgo controlado.
Por cierto, partiendo de la premisa de que “todo comunica”, si optamos por ser creativos, esa creatividad tiene que abarcar tanto los aspectos materiales como los inmateriales. Todo en sí nuestro evento es un conjunto.
El factor sorpresa
Y qué mejor manera que mantener la atención de la audiencia de manera continuada. Ahí es donde entra el técnicamente conocido como factor ¡Oh! Golpes de efecto durante el desarrollo del evento con luces, sonido o imágenes son ideales para sorprender a nuestros invitados. Eso sí, como siempre, en su justa medida.
En los momentos más críticos del programa, cuando existe el riesgo real de que la atención se disperse es cuando llega el momento (o momentos) sorpresa, del que no se informa en el programa «público» y que tiene que ser un verdadero secreto.
No obstante, siempre se puede mantener viva la curiosidad creando un clima de suspense desde el inicio. Si alguien ha ido a algún parque temático de la Universal, seguro que se ha mantenido a la expectativa de que le aparezca uno de los tiburones escondidos en el lago, por mucho que se esté preparado a que en un momento u otro vaya a aparecer.
Etapas de la producción
No hay ejecución sin coordinación, ni coordinación sin planificación previa. La celebración de un evento es el resultado de una consecución de procedimientos, encadenados entre sí. De ahí que no se pueda empezar la casa por el tejado si pretendemos que nuestro esfuerzo tenga su recompensa.
Y por supuesto, una vez acabado todo no debemos de obviar la fase de valoración, un paso en el que habitualmente nunca pensamos porque ya todo ha acabado. Ese es el momento donde podemos recopilar una información fantástica y muy valiosa para no cometer los mismos errores –si es que los ha habido-, o para volver a reutilizar los aciertos en un futuro acto, en el que ahora ni pensamos.
Y también puede ser útil para organizar eventos
Ponerse en la piel de nuestros invitados en todo momento. Durante la planificación y durante la ejecución. ¿Cuántas veces no hemos asistido a un evento del que hemos salido con la sensación que nos han hecho perder el tiempo?
Elegir el lugar ideal. No todos los lugares son adecuados, ni todos los eventos se pueden adaptar a cualquier lugar. Los lugares más emblemáticos o los más caros no siempre son los que nos convengan más.
Elegir el tipo de evento que más nos ayude a conseguir nuestro objetivo. Convenciones de ventas, presentaciones de productos, road-show, jornadas de puertas abiertas, actos protocolarios con autoridades, inauguraciones, aniversarios y conmemoraciones, viajes de incentivos, entrega de premios, fiestas promocionales, conferencias… Aquí también tenemos que pensar que no todo vale.
¡Cuidado con nuestr@ invitad@ de honor! Personas demasiado mediáticas pueden llegar a ser un revulsivo que nos distorsione y nos llegue a hacer desaparecer. Nuestro evento es el que tiene que ser el centro de la atención.
Si optamos por incluir gastronomía: ¡tiene que haber suficiente cantidad para todos! ¡Tanto comida, como bebida! Si no hay presupuesto suficiente, estudiar con atención qué es lo que se puede y no se puede ofrecer.
Y tras este rápido listado de recomendaciones, solo nos queda decir que empecéis a organizar el evento lo más pronto posible. Las prisas y la falta de tiempo no son buenas consejeras. Ayudan a incrementar los errores, debido a que la falta de respuesta a los imprevistos dé lugar a la improvisación. Siempre tenemos que organizar un plan B.
Nota: Artículo revisado y actualizado. Publicado inicialmente el 23 de septiembre de 2016.
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